Gezocht: werkomgeving die verbindt

Van een vaste werkplek met plant en familiefoto op kantoor, naar vijf Teams-vergaderingen op een dag met telkens wisselende samenstellingen vanuit huis. Onze werkomgeving is de afgelopen jaren sterk veranderd. En corona doet daar nog een schepje bovenop. Welke invloed heeft de veranderende werkomgeving op je vakmanschap? En hoe zorg je dat een hybride werkplek een verbindende werkplek is? Bartele Hoekstra van Center for People and Buildings neemt ons mee.

©Christin Hume/Unsplash

Feiten en fabels

Het Center for People and Buildings (CfPB) verzamelt al ruim twintig jaar gegevens over mens, werk en werkomgeving. Er wordt al decennia veel geschreven en gesproken over dit onderwerp. ‘Wij willen feiten en fabels uit elkaar halen’, zegt Bartele Hoekstra, ‘om zo daadwerkelijk bij te kunnen dragen aan een betere werkomgeving’. 

Tijdens het gesprek valt meteen op dat Hoekstra continu de nuance zoekt. Vaak begint hij met: ‘Daar kan ik zowel ja als nee op antwoorden’. Een echte wetenschapper, dus. Zijn achtergrond als architect en managementwetenschapper komt goed samen in het vakgebied van onderzoek naar werkomgevingen.

Niet alleen stoelen en tafels

Bij een werkplek zijn we geneigd vooral aan facilitaire zaken te denken. Zoals een goede bureaustoel of tafel. Hoekstra: ‘Maar je hebt ook een digitale en sociale werkomgeving. Bij een digitale werkomgeving gaat het om de computer waarop je werkt, de smartphone, een goedwerkende internetverbinding en al je bestanden in de cloud. Een sociale werkomgeving gaat over de contacten met collega’s, samenwerking, kennisdeling en persoonlijke ontwikkeling. 

Voorheen, toen vrijwel elke ambtenaar het grootste deel van de tijd op kantoor werkte, zagen we de domeinen van facilitair, ICT en HR als gescheiden. Als aparte afdelingen zelfs, met elk een eigen specifieke taak. ‘Door het hybride werken ontstaat een sterke behoefte en noodzaak om die drie domeinen samen te brengen. De vraagstukken rondom thuiswerken raken alle drie de domeinen, dat is niet meer los van elkaar te zien’, zegt Hoekstra. 

Stenen muren werden vervangen door glazen puien

Het nieuwe werken

Maar eerst een stap terug in de tijd. Waar het clichébeeld van de ambtenaar op kantoor voorheen bestond uit een vaste werkplek, kleine kamertjes en liters koffie, is er sinds de jaren 80 van de vorige eeuw het nodige veranderd. Op de liters koffie na, wellicht. 

Hoekstra: ‘Met de opkomst van ICT, vervolgens internet en globalisering, begon men steeds meer na te denken over flexibele werkplekken. Het stimuleren van innovatief gedrag en samenwerking werd centraal gezet.’ 

Er ontstond een nieuwe werkelijkheid, waardoor je ook als overheid sneller en flexibeler moest reageren. Deze ontwikkeling zien we vaak weerspiegeld in een meer open en transparante werkomgeving. Stenen muren werden vervangen door glazen puien en de kantoortuin werd geïntroduceerd.  

‘Ruim tien jaar geleden werd het nieuwe werken binnen de overheid geïntroduceerd’, vertelt Hoekstra. ‘Het gaat daarbij om activiteit-gerelateerd werken. Er wordt gezocht naar een passende werkomgeving bij je activiteiten, in plaats van iedere werknemer een vaste plek, ongeacht de activiteit.’ 

Voor concentratiewerk kun je je terugtrekken in een aparte ruimte, terwijl je voor het voeren van overleggen een goed uitgeruste vergaderzaal nodig hebt. 

In vrijwel alle overheidsorganisaties wordt er nu activiteit-gerelateerd gewerkt, met flexplekken. De afgelopen jaren, voor de coronamaatregelen, werd het als ambtenaar steeds gebruikelijker om thuis te werken. Hoekstra: ‘Maar dan ging het vaak om maximaal één dag per week.’ 

'Hybride werken zorgt niet voor beter contact met je collega’s, wel voor beter contact met burgers'

Hybride werkplek

Wat zegt deze verandering van vaste werkplek naar flexibele werkomgeving over het werk van de ambtenaar? In ieder geval dat het werk sneller is geworden en vraagt om meer flexibiliteit. ‘En’, zegt Hoekstra, ‘ook binnen de overheid is het besef gegroeid dat je vraagstukken of problemen vaak niet meer binnen één ministerie of binnen één dienst kunt oplossen. Het zijn complexere vraagstukken, waarbij veel partijen betrokken zijn. Hiervoor moet je over de muren van je eigen organisatie kunnen stappen’. 

‘Deze ontwikkeling zien we de afgelopen tien jaar steeds duidelijker’, vertelt Hoekstra. Door de coronamaatregelen, waardoor de meeste ambtenaren hun werkzaamheden vanuit huis moeten uitvoeren, is dit nog extra versneld. Via Webex, of een ander communicatieplatform, is het makkelijker om een afspraak te maken. Je hoeft tenslotte niet fysiek langs te komen, wat dikwijls zorgt voor extra reistijd. 

Maar Hoekstra geeft aan dat hij niet kan zeggen of de muren door het hybride werken lager of juist hoger zijn geworden. Uit onderzoek van CfPB blijkt dat barrières vaak hard zijn en blijven, ongeacht digitale communicatiemiddelen. Hoekstra: ‘Vaak zie je een collega van een andere afdeling niet eens echt als je eigen collega, helemaal als het om grote organisaties gaat zoals ministeries of grote gemeentes. Dat is vrijwel niet veranderd door het hybride werken’. 

‘Maar de mogelijkheid om contact op te nemen via Teams of soortgelijke diensten heeft wel gezorgd voor nieuwe dwarsverbanden’, vertelt Hoekstra. Bijvoorbeeld tussen overheidsorganisaties en bewoners. ‘Het is een stuk gemakkelijker om vanuit Groningen of Maastricht digitaal aan te sluiten bij een overleg, dan fysiek aanwezig te moeten zijn en vervolgens een groot gedeelte van de dag kwijt te zijn aan reistijd’. 

Eigen initiatief

Ongeacht de werkomgeving blijft het eigen gedrag cruciaal. Spreek jij die collega uit een ander team op kantoor aan? Maak je een digitale afspraak met iemand van een andere organisatie? En pak jij weleens de telefoon om te vragen hoe het gaat met een naaste collega? Hoekstra: ‘Dit vraagt van ons allemaal dat we zo nu en dan over onze eigen schaduw heen stappen.’ 

Door het hybride werken is dit extra belangrijk geworden. Uit onderzoek van CfPB blijkt dat mensen door het thuiswerken de binding, groepscohesie en kennisdeling missen. Vooral jonge medewerkers, die juist veel leren door mee te kijken met hoe meer ervaren werknemers omgaan met allerhande (werk)situaties. 

‘Veel mensen geven in onze onderzoeken aan behoefte te hebben aan verbinding, maar zullen zelf niet snel de telefoon oppakken’, zegt Hoekstra. ‘Hier zit een barrière en we zijn er nog niet achter waardoor dit precies komt.’

Een mooi advies, vooral met de huidige coronamaatregelen en de donkere wintermaanden in het vooruitzicht? Hoekstra: ‘Zoek actief die verbinding, wees benaderbaar. Want als je denkt aan een fijne werkomgeving, gaat het zelden over die luxe bureaustoel, maar juist om de verbinding met de mensen met wie je werkt. Ook dat is ambtelijk vakmanschap.’

Toen Bert Wessels begin jaren ’80 begon met werken, bij de overheid, zag de werkomgeving er nog heel anders uit. ‘Ik herinner me dat ik briefjes schreef naar collega’s als ik vragen had. Via een postvak kwamen die bij de desbetreffende collega terecht. Als je voor het einde van de week antwoord had, dan was je blij.’ 

Wessels is nu ruim acht jaar werkzaam als strategisch adviseur huisvesting en workplace innovator bij de Belastingdienst. Hij is geïnteresseerd in hoe mensen werken en hoe innovatie kan bijdragen aan een betere werkomgeving. ‘Het werk van de ambtenaar is wezenlijk veranderd en de werkomgeving beweegt daarin mee’, ziet Wessels. ‘Alles gaat sneller en het werk is hectischer.’

Hij is al een aantal jaar bezig met hybride werkvormen, voordat de meeste ambtenaren door de coronamaatregelen vanuit huis moesten werken. 
‘De coronamaatregelen zijn in dat opzicht een game changer, maar de ontwikkeling naar meer hybride werken is in feite al jaren geleden in gang gezet met het Nieuwe Werken’, zegt Wessels. ‘En ik weet zeker dat dit ook niet meer gaat verdwijnen.’

Net als Hoekstra ziet Wessels een uitdaging in het samenbrengen van de drie domeinen facilitair, ICT en HR. De fysieke werkomgeving gaat volgens hem een andere rol innemen. ‘Namelijk van verbinden en samenwerken. Persoonlijk kom ik niet naar kantoor voor een bureau, dat heb ik thuis. Ik wil naar kantoor om mensen te ontmoeten, om te kunnen sparren en om samen te werken. Deze verbindende functie moet centraal komen te staan bij de fysieke werkplek.’