Hoe ontregelen we de zorg in Nederland? Met de [Ont]Regelbus!

De [Ont]Regelbus reed sinds het najaar van 2019 door het land en ondersteunde zorginstellingen op locatie met intern ontregelen. Denk bijvoorbeeld aan overbodige turflijstjes, dubbele registraties, omslachtige overdrachtsprocedures en planningsystemen binnen zorgorganisaties. We spreken met Naomi Rumnit en Boukje Keijzer, beiden betrokken bij de [Ont]Regelbus. Over het ontrafelen van de regels. Om tot de conclusie te komen dat we eigenlijk goed kunnen ontregelen. Dat er altijd ruimte is binnen de regels.

De Ontregelbus
©Ministerie VWS

Iedereen heeft er last van

Bijna iedereen die in de zorg werkt heeft er last van. Van het oerwoud aan regels waaraan moet worden voldaan. De bureaucratie kost enorm veel tijd. Tijd die je niet aan een patiënt kunt besteden. Dat geregel heeft ook invloed op het werkplezier, want het nut en de noodzaak van de regels zijn lang niet altijd duidelijk. Daarom zet het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport de [Ont]Regelbus in.

Een voorbeeldcasus
‘Waar zorgmedewerkers veel moeite mee hebben, is het regelen van ziektevervanging van elkaar, met name in de ochtenden en weekenden. We werken niet met zelfsturende teams, maar met coördinatoren die de planning en administratie hiervoor oppakken. De teams hebben heel veel vrijheid en worden ondersteund door deze coördinatoren. Deze coördinatoren zijn niet beschikbaar in het weekend of vroeg in de ochtend, waardoor het regelen van vervanging moeizaam verliep. Op het moment dat de coördinatoren niet beschikbaar zijn, is het voor de zorgmedewerkers zelf niet mogelijk om een goede planning te maken. Zij missen voldoende overzicht in zo’n situatie.’
Benieuwd naar hoe de Ontregelbus geholpen heeft bij het ontregelen van deze casus? Lees het hele interview met Steven van Wijk van BetuweZorg.

Het ontrafelen van de regels in de praktijk

Naomi: ‘We richten ons met name op het verlichten van de lokale regeldruk: de regels waar een organisatie zelf invloed op heeft. We merken dat organisaties juist daar energie van krijgen, die interne focus. Men kan namelijk zelf iets doen!  Zo blijkt een groot aantal knelpunten die bij de start naar voren kwamen al vóór de tweede sessie te zijn opgepakt en opgelost.’

Boukje: ‘Wij komen bij verschillende typen zorgorganisaties, maar de soorten regels waar ze last van hebben komen redelijk overeen. De gesprekken gaan niet zozeer over wetten of overkoepelende regelgeving, maar wel over de vertaling daarvan naar professionele handelingen op de werkvloer.’

‘Door in de geest van de regels zelf te denken, creëer je vaak vanzelf ruimte.’

Rek in de regels: een kwestie van perspectief

Boukje: ‘In het algemeen zien we ontregelen te vaak als doel: minder regels en wetgeving. De aanpak met de [Ont]Regelbus is anders, we zijn namelijk op zoek naar de ruimte in de regels. Door in de geest van de regels zelf te denken, creëer je vaak vanzelf ruimte.

Mijn overtuiging en ervaring is dat binnen het bestaande veel meer mogelijk is. Dat het een kwestie is van goed kijken vanuit verschillende invalshoeken. Om te zien dat regels niet eng en beperkend hoeven te zijn. We hoeven regels niet meteen te zien als vervelend. Soms sluiten regels beter aan door er vanuit een ander perspectief naar te kijken. Ruimte is vaak een kwestie van perspectief.’

De spreekwoordelijke beren op de weg

Boukje: ‘Ook binnen een ontregeltraject zijn er de spreekwoordelijke beren op de weg. Zoals geld, tijdgebrek of onderling vertrouwen. Gelukkig kan het verjagen van die beren ook heel veel opleveren. Onderliggende dilemma’s blijken een rol te spelen bij een veel breder scala aan regels.’

‘Ambtenaren in Den Haag staan verder van de ontregelbeweging in de praktijk af. Niet alle signalen vanaf de werkvloer bereiken Den Haag en andersom bereiken niet alle in Den Haag geschrapte regels meteen de werkvloer.’

(Bestuurlijk) commitment

Naomi: ‘Een voorwaarde voor het slagen van een ontregeltraject is de commitment van verschillende partijen. Een gevoel van eigenaarschap van het probleem bij het bestuur van de organisatie is cruciaal. Daarom schuiven er ook altijd bestuur- of directieleden aan. En zij moeten tijd en inzet van het personeel vrijmaken om te ontregelen. In praktijk vallen de investeringen trouwens vaak mee.’

Boukje: ‘Ook op een heel ander niveau is bestuurlijk commitment nodig: vanuit Den Haag. Ambtenaren in Den Haag staan verder van de ontregelbeweging in de praktijk af. Niet alle signalen vanaf de werkvloer bereiken Den Haag en andersom bereiken niet alle in Den Haag geschrapte regels meteen de werkvloer.’

En als de bal eenmaal rolt…

Boukje: ‘Met het materiaal dat gebruikt wordt door de [Ont]Regelbus kunnen de zorginstellingen zelf hun eigen regels induiken. Daarmee verspreidt de interne olievlek zich al snel. Een paar weken later blijken er al allerlei ontregelacties in gang gezet te zijn! In allerlei werkoverleggen wordt het gesprek gevoerd over waarom dingen op een bepaalde manier georganiseerd zijn. Betere communicatie over regels leidt meteen al tot meer begrip over en weer en minder irritatie.’

Tussentijdse stop door corona

Corona had ook zo haar impact op het programma en de route van de [Ont]Regelbus. De bus is tijdelijk in de garage gezet en inmiddels is afscheid genomen van de bus. Naomi: ‘De bus symboliseerde dat we overal met de bus langs zouden kunnen, maar door corona is dat in de praktijk lastig. Daarbij: de meeste instellingen in de zorg hadden andere prioriteiten dan het aanpakken van lokale regeldruk.’ Tot 1 juni gaan we door met ontregelen, alleen dan zonder bus.

Meer weten over de Ontregelbus?
Meer informatie vind je op de website of lees de rapportage van juni 2020 met de tussentijdse resultaten. Of kijk op http://www.deregelsenderek.nl.