Steeds opnieuw terug naar het gezamenlijke doel

Scope, scope, scope. Dat is volgens de bestuurders van UWV, SZW en VNG cruciaal voor het succes van een complexe samenwerking. Ze werken samen aan het verbeteren (V) van het uitwisselen (U) van matchingsgegevens (M), afgekort: VUM. Overheid van Nu vroeg Carsten Herstel (directeur-generaal bij het ministerie van SZW), Nathalie van Berkel (lid Raad van Bestuur van UWV) en Nathan Ducastel (directeur Beleid Informatie Samenleving VNG) hoe ze de grote verschillen tussen hun organisaties overbruggen.

©Overheid van Nu
In 1 minuut:
  • VUM is een programma waarbij SZW, UWV en VNG samenwerken om de uitwisseling tussen vacatures en profielen van werkzoekenden te verbeteren
  • Dit is niet eenvoudig, omdat bemiddelingsorganisaties als UWV, gemeenten, re-integratiebureaus en uitzendbureaus niet gewend zijn om onderling structureel gegevens uit te wisselen. Bovendien staat de huidige wetgeving dit in de weg en hebben deze organisaties allemaal een eigen manier van werken, met eigen systemen en gegevens van werkzoekenden.
  • Dé succesfactor bij dit soort complexe samenwerkingen is scope. ‘Want in de stuurgroep kunnen we dan goed luisteren wat iedereen in te brengen heeft en dat steeds naast de doelstelling houden: helpt dit om ons doel te bereiken. En helpt het de mensen waar we het voor doen?’

Petra (41) is vanaf haar negentiende onderhoudstechnicus. Ze heeft meer dan 20 jaar bij verschillende gemeenten en bedrijven gewerkt, maar kon afgelopen jaar door een vervelende privégebeurtenis niet werken. De laatste maanden is Petra weer druk aan het solliciteren, maar tot nu toe zonder succes. Ze woont in Breda, wat in arbeidsmarktregio West-Brabant valt.

In Tilburg is Joost van de gemeente Tilburg op zoek naar een nieuwe onderhoudstechnicus. Hij meldt zich bij het WerkgeverServicePunt (WSP) van Midden-Brabant. Joost krijgt te horen dat er geen onderhoudstechnicus beschikbaar is met het profiel dat hij zoekt. Terwijl Petra precies de ervaring heeft waar hij naar zoekt. Helaas komt Petra niet naar voren in de database. Ze woont op slechts een halfuur rijden, maar Breda valt in een andere arbeidsmarktregio dan Tilburg.

Dit soort situaties moeten gaan veranderen met de komst van VUM. VUM moet de uitwisseling van vacatures en profielen van werkzoekenden verbeteren. Over de grenzen van publieke en private bemiddelaars heen. En over regiogrenzen heen. Zodat mensen die hard op zoek zijn naar een baan, beter gematcht kunnen worden aan werkgevers die naar hen op zoek zijn. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan …

We hebben een prachtig stelsel, alleen is het heel erg in compartimenten opgedeeld.

Verschillende termen met dezelfde betekenis

Bemiddelingsorganisaties als UWV, gemeenten, re-integratiebureaus en uitzendbureaus zijn niet gewend om onderling structureel gegevens uit te wisselen. Bovendien staat de huidige wetgeving dit in de weg en hebben deze organisaties allemaal een eigen manier van werken, met eigen systemen en gegevens van werkzoekenden.

Carsten Herstel (ministerie van SZW) vat het kort en bondig samen: ‘We hebben een prachtig stelsel, alleen het is in compartimenten opgedeeld. Met VUM proberen we een gemeenschappelijke basis te maken.’

Nathalie van Berkel (UWV) sluit zich daarbij aan. ‘Technisch hebben we een hoop verschillen te overwinnen. Maar ook inhoudelijk. Nu gebruiken verschillende gemeenten en partners lang niet altijd dezelfde terminologie, wat het moeilijk maakt om mensen goed te matchen. Flexibiliteit is bijvoorbeeld zo’n term. Bij overheden wordt dit vaak wendbaar genoemd. En op andere plekken weer snel schakelen. Doordat we daarvoor niet dezelfde termen gebruiken missen we nu veel goede matches.’

Ook de manier van werken is anders voor de verschillende organisaties. Herstel: ‘UWV is een landelijke organisatie. Zij zijn heel professioneel in het organiseren van processen. Dat is ook wat wij als ministerie hopen dat ze doen. Maar gemeenten hebben natuurlijk een lokale focus. Dus gemeenten zitten lang niet altijd op een landelijke aanpak van UWV te wachten.’

Een “uitwisselingsplatform” als oplossing

De oplossing voor de technische verschillen is dat alle organisaties hun eigen systemen behouden, maar die systemen gaan met elkaar “praten”. Over regio- en organisatiegrenzen heen. 
Door aan te sluiten op VUM, delen publieke en private bemiddelaars vanuit hun eigen systemen gestandaardiseerde vacatures en profielen van werkzoekenden. In deze video is te zien hoe dit werkt.

Gegeven de complexiteit gaat het best wel goed

‘Gegeven de complexiteit gaat het best wel goed’, vertelt Nathalie van Berkel. ‘Het kost tijd om elkaar goed te snappen, want de verschillen tussen de organisaties zijn groot. In gesprekken met een collega van ons Werkbedrijf, hoor ik precies wat er in de praktijk nodig is. Met een IT-specialist heb ik weer een totaal ander gesprek over wat ze kunnen bouwen. En bij SZW over wat er qua wetgeving wel en niet mogelijk is.’

Ze moet lachen als we vragen of de uitwerking in de praktijk niet uiteindelijk het belangrijkst is: ‘Natuurlijk vind ik de praktijk het belangrijkst, daarom werk ik bij UWV. Maar die praktijk is een gevolg van IT en van wetten en regels. UWV heeft z’n pluspunten, maar die zijn soms ingewikkeld te vertalen naar lokale gemeenten, die allemaal weer hun eigen identiteit en autonomie hebben. De kracht van gemeenten is dat zij dicht bij inwoners staan. En veel beter de lokale situatie kennen.’

Nathan Ducastel (VNG) sluit zich hierbij aan: ‘Landelijke systemen zijn vooral voor kleinere gemeenten lastig toegankelijk. Daarnaast hebben UWV en gemeenten verschillende taken. UWV heeft de wettelijke taak om te zorgen voor verzekering, bijvoorbeeld met de WW en WIA. De taak van gemeenten is het mogelijk maken van een betekenisvol leven.’

Van Berkel: ‘Diezelfde verschillen zie je terug bij de stuurgroep van VUM. Daarom moeten we steeds weer terug naar: Welke overeenkomsten hebben we? In de loop der jaren hebben we ontdekt dat we vaak voor dezelfde mensen aan de slag zijn. Dat helpt.’

Als dat zou kunnen, zou ik dagelijks een vliegtuigje met oxytocine over Nederland laten vliegen.

Scope, scope, scope

Alsof ze het hebben ingestudeerd, noemt iedereen een scherp afgebakende scope als succesfactor. Nathan Ducastel: ‘Als je in deze complexe setting samen ICT-veranderingen wil doorvoeren, is een hele strakke scope nodig. Houd de verandering klein en laat die slagen.’

Die scherpe, afgebakende doelstelling helpt volgens Van Berkel als het lastig wordt. ‘We hebben afgesproken dat we tegenvallers open en eerlijk bespreken in de stuurgroep. Daarbij helpt die afgebakende doelstelling. Want in de stuurgroep kunnen we dan goed luisteren wat iedereen in te brengen heeft en dat steeds naast de doelstelling houden: helpt dit om ons doel te bereiken. En helpt het de mensen waar we het voor doen? Of je het nou spreekt over inwoners, burgers of uitkeringsgerechtigden. Als je redeneert vanuit wat je voor hen kan betekenen, dan vind je elkaar altijd.’

Carsten Herstel voegt daaraan toe dat een samenwerking alleen kan slagen als mensen elkaar iets gunnen. ‘Als het zou kunnen, zou ik dagelijks een vliegtuigje met oxytocine over Nederland laten vliegen. Als mensen elkaar vertrouwen, je transparant bent en elkaars belangen ziet, dan kan het een succes worden.’ 

Volgens Herstel is dat te sturen. ‘Dat zie ik ook echt als de rol van het ministerie. Het is maakbaar. Niet altijd tussen mensen. Maar je kan wel basisafspraken met elkaar maken: hoe gaan we met elkaar om? Wat doen we als het niet goed gaat? Ik heb samenwerkingen vaak mis zien gaan doordat er over misverstanden heen gepraat worden. Maar dan moet je juist elkaar de vraag stellen: waarom zeg je dat?’

‘In het project Toekomst Gegevensuitwisseling Werk en Inkomen (TWI) werken we ook samen om gegevens uit te wisselen met burgerregie als vertrekpunt. UWV is de afgelopen jaren met man en macht bezig geweest om de informatievoorziening van hun dienstverlening te verbeteren. Dat zorgde ervoor dat er weinig ruimte was voor een extra project als TWI. Dat levert natuurlijk spanning op. Als je daar dan overheen praat en het niet open op tafel legt, dan kan het lijken alsof je geen overeenstemming hebt over het doel. Maar op het moment dat UWV dan zegt: wij willen dit ook graag, maar krijgen het nú niet voor elkaar, dan kan je weer bij elkaar komen.’

Waar staat VUM nu?

De coronacrisis heeft geholpen om die dynamiek te veranderen. Herstel: ‘Het is nog urgenter om stappen te zetten naar een op maat gesneden dienstverlening, ook al past het niet altijd bij alle andere prioriteiten. Dus hebben we allemaal tijd en geld vrijgemaakt, een knoop doorgehakt over het platform waarop VUM moet gaan draaien en gegevensstandaarden gemaakt. Dus wélke gegevens we gaan uitwisselen en welke begrippen we daarbij hanteren.’

Van Berkel: ‘We zijn op het punt dat we een beter beeld hebben van hoe die standaarden eruit moeten zien. We willen bijvoorbeeld ook beter op vaardigheden gaan matchen. Niet alleen op opleiding, maar ook op wat iemand kan. Uiteindelijk wil je kijken naar wat mensen kunnen, in plaats van wat ze hebben gedaan. De eerste bouwtekeningen voor de IT zijn er ook. Ik hoop dat we volgend jaar eerste werkende uitwisseling hebben, zodat we in de praktijk kunnen zien of dit brengt wat we beogen.’

Ducastel: ‘Als we het matchingsproces kunnen faciliteren met die gegevensstandaarden, een platform en een afsprakenstelsel, dan maken we een hele grote stap. We zijn nu met vijf pilotregio’s in gesprek om de eerste ontwerpen te gaan testen.’