Het interbestuurlijke is interpersoonlijk: Zo creëer je snel een effectieve samenwerking

Artikel | 07-07-2021 | 11:56

In 1 minuut Het horizontaal georganiseerde bedrijf Bord&Stift heeft 23 werknemers en werkt onder andere met in- en uitchecken om hun organisatie zonder managers en directeuren professioneel te runnen.  Inchecken doe je aan het begin van een meeting: je stemt op jezelf af door te vertellen hoe je erbij zit en begrijpt van collega’s hoe zij een meeting ingaan. Dat brengt focus aan, maar zorgt ook voor verbinding.  De check-in en de check-out zijn waardevolle tools: je leert je samenwerkingspartners en collega’s snel en goed kennen. En het draagt bij aan een veilige werksfeer, wat op zijn beurt zorgt voor goede resultaten. Daarnaast voorkomt het irritaties en onbegrip. Beginnen met inchecken in je organisatie kan ongemakkelijk zijn, maar je leert het door te doen.

‘Heel concreet betekent een horizontale structuur: we hebben geen managers en geen directeuren’ vertelt Charlotte van Leeuwen, de oprichter van het whiteboardfilmpjesbedrijf Bord&Stift. Toch heeft ze nooit een traditionele managers rol gehad.

‘Het gebrek aan managers leidt niet tot anarchie’, vertelt Van Leeuwen glimlachend. ‘Er is wel degelijk een duidelijke structuur. Iedereen die hier werkt is doordrongen van onze missie, visie, identiteit en kernwaarden. En we hebben bepaalde hulpvormen zoals de weekstart, in- en uitchecken, de hulp- en spanningenronde en kwartaalmeetings. Zo zijn we goed op elkaar afgestemd en op elkaar ingespeeld. Daardoor kunnen we ons bedrijf professioneel runnen.’

Zo check je in:  Merel Jongejan, projectplanner bij Bord&Stift, legt uit hoe je incheckt.  ‘Aan het begin van elke meeting deelt iedereen kort hoe diegene erbij zit. Denk aan: “Ik heb net heel hard gefietst om nog op tijd te zijn, dus ik ben bezweet en uitgeput,” “ik ben heel moe, want ik heb thuis veel aan mijn hoofd,” of “ik heb een fijne dag vandaag en voel me goed!”.’  Inchecken doe je met een object, bij Bord&Stift is dat een stok. Wie wil inchecken, pakt de stok. Zo is duidelijk wie er praat, de rest reageert niet en praat niet terwijl iemand incheckt. Online kun je natuurlijk geen stok pakken, dus pak je een pen of iets anders. Die steek je in de lucht, zodat duidelijk is dat jij wilt inchecken. Tijdens je check-in vertel je wat je graag kwijt wilt. Daar mag je de tijd voor nemen. Je sluit af met de woorden “check-in”. Als je even niets wilt delen kun je ook inchecken door “check-in” te zeggen. Als iedereen is ingecheckt, begint de meeting.’ Meer weten? Bekijk hier een filmpje van Bord&Stift over inchecken.

‘Juist nu mis je de praatjes tussendoor’

De check-in vormt een belangrijk onderdeel van het professioneel en effectief samenwerken tussen collega’s. Jongejan: ‘Door een check-in te doen stem je op jezelf af en weet je ook hoe anderen de meeting ingaan. Dat voorkomt irritaties: als je van iemand weet dat diegene moe is door een gebroken nacht, begrijp je waarom diegene afwezig lijkt. Soms helpt het ook om focus aan te brengen: je kunt iets waar je mee zit, stress over een bepaald project bijvoorbeeld, benoemen en daarna parkeren, juist omdat je het even aandacht hebt gegeven.’ 

Naast focus, zorgt inchecken ook voor verbinding. Jongejan: ‘Juist nu mis je de praatjes tussendoor. Je werkt productiever en sneller door, maar dat maakt ook dat je minder persoonlijke interactie hebt. Je hebt nu geen weet van hoe iemand erbij zit en hoe het met diegene gaat.’ 

Van Leeuwen: ‘Iedereen heeft behoefte aan goed collegiaal contact. Check-ins kunnen vaak heel grappig en ontspannen zijn, daardoor leer je anderen sneller goed kennen. Ook weet je meer van elkaars leven af, dat maakt dat je later kunt doorvragen, bijvoorbeeld over de gekke fratsen van iemands kat. Of juist over serieuzer zaken zoals de ziekte van iemands partner.’

Zo check je uit: Bij inchecken hoort uitchecken. Van Leeuwen vertelt hoe het werkt.  ‘Een check-out werkt ongeveer hetzelfde als een check-in. Je doet dat aan het einde van een meeting. Iedereen kan in diens check-out even reflecteren op de meeting. Het biedt de ruimte om een collega ergens over te complimenteren, om aan te geven waar je enthousiast van werd, wat je interessant vond, of misschien waar je stress van kreeg. Zo ga je bewuster de meeting uit.’

Bewezen effectiviteit

Van Leeuwen erkent dat het een beetje zweverig kan overkomen, daarom benadrukt ze de bewezen effectiviteit van de methode. 

‘Google heeft onderzoek gedaan naar wat een goed team maakt. Dat was niet een mix van verschillende persoonlijkheden, verschillende skills of verschillende achtergronden, maar met name psychologische veiligheid op de werkvloer.’

Is inchecken niet een resultaat in plaats van het gevolg van een veilige werksfeer?

Van Leeuwen: ‘Dat is een beetje een kip-ei-vraagstuk. Inchecken is niet de enige of de manier om veiligheid te creëren, maar je moet ergens beginnen.’

Waarom deze vorm?

Jongejan en van Leeuwen denken dat inchecken ook in meer hiërarchische organisaties goed werkt. Ze adviseren wel om de manier van inchecken vrij precies over te nemen en om het niet te vervangen door bijvoorbeeld een spelletje.

Van Leeuwen: ‘Dat is leuk, maar het biedt niet de ruimte voor het delen van kwetsbare of belangrijke dingen. Deze vorm van inchecken komt voort uit allerlei tradities, zoals de talking stick uit Zuid-Amerika en de Quaker Meetings. Zelf heb ik het geleerd tijdens the Art of Hosting, dat gaat over het faciliteren van effectieve groepsprocessen. Er zit veel theorie achter deze vorm van inchecken; daarom werkt het.’

‘Op een gegeven moment komen de verhalen’

‘Zelf ben ik bijvoorbeeld extravert en neem ik in meetings makkelijk ruimte in, maar dat betekent niet per se dat ik de beste ideeën heb,’ vertelt Van Leeuwen. Bij Bord&Stift wordt ook ingecheckt omdat het meer balans creëert tussen introverte en extraverte mensen. ‘Door in te checken krijgt iedereen de ruimte om te praten. Daardoor nemen introverte mensen die ruimte in de rest van de meeting ook makkelijker in.’ 

Is het niet heel ongemakkelijk, inchecken? ‘Het is een kwestie van oefenen’, zegt Jongejan. 

Van Leeuwen vertelt over een organisatie waar ze begonnen met in- en uitchecken: ‘Aan het begin checkte iedereen in met “ik vind het ongemakkelijk, check in”. Maar op een gegeven moment kwamen de verhalen. Het was dus een kwestie van tijd, durf en doorzettingsvermogen.’ 

Past dit in jouw praktijk? Allemaal leuk en aardig, maar past in- en uitchecken ook in de praktijk van overheden? We vroegen het aan een ambtenaar die een team aanstuurt, en die veel interbestuurlijk werkt vanuit het ministerie van SZW.  ‘Ik denk dat inchecken een tool kan zijn voor een effectieve vergadering, niet zozeer voor een effectieve samenwerking. Toch denk ik dat je inchecken alleen op een oprechte manier kunt doen als je een veilige sfeer binnen het team hebt. Anders lijkt het me niet nuttig. Ik denk dan ook niet dat veiligheid en inchecken een kip-ei-vraagstuk is, maar een kwestie van oorzaak-gevolg.   Toch is zo’n veilige werksfeer vrij zeldzaam. Misschien ben ik te cynisch, hoor. Maar daar zou ik wel nog meer over willen leren: hoe creëer je die basisveiligheid? Misschien kan inchecken werken, als een team samen concludeert dat er meer behoefte is aan persoonlijk contact. Je zou inchecken ook goed kunnen verbinden aan thuiswerken, normaal gesproken spreken we elkaar sowieso wat meer informeel voor of na vergaderingenIk denk niet dat het werkt als inchecken wordt opgelegd door een manager. Aan de andere kant zou je het bijna als experiment kunnen doen, om te kijken waar je staat als team. Speelt iedereen mooi weer of zijn je teamleden eerlijker in zo’n check-in?’ De redactie van Overheid van Nu is nieuwsgierig, denk jij dat inchecken voor jouw organisatie nuttig is? Wil je meer lezen over innovatieve samenwerktools, waarmee je zelf kunt experimenteren? Wil je meer lezen over het creëren van een veilige werksfeer? Laat het ons weten! Stuur een e-mail naar ibp@minbzk.nl.